Recepcionista

Propósito del puesto
Brindar una primera atención profesional a visitantes y colaboradores, y ejecutar los trámites administrativos de personas (IGSS, IRTRA y descuentos de nómina) con exactitud, en tiempo y bajo estricta confidencialidad.

Funciones principales
A. Recepción y atención
Recibir, registrar y orientar a visitantes, proveedores y candidatos.
Atender la central telefónica y el correo general; canalizar cada consulta al área correcta.
Recibir, registrar y distribuir correspondencia y paquetería.
Coordinar salas de reunión y apoyar la logística de entrevistas.
Mantener la recepción ordenada y alineada a la imagen de Blue Medical.

B. IGSS
Gestionar altas, bajas y actualizaciones de afiliados en el sistema del IGSS, con base en la información validada por P&C.
Emitir certificados de trabajo para que los colaboradores puedan recibir atención en el IGSS.
Recibir y registrar suspensiones y certificados del IGSS, y trasladarlos a nómina antes del corte.
Orientar a colaboradores sobre trámites básicos ante el IGSS.

C. IRTRA
Gestionar la emisión, renovación y entrega de carnés IRTRA para colaboradores y beneficiarios.
Mantener actualizado el registro de carnés emitidos y pendientes.
Comunicar a colaboradores nuevos cómo acceder al beneficio, en coordinación con Comunicación Interna.

D. Descuentos de nómina
Recibir las autorizaciones de descuento firmadas (préstamos, seguros, convenios Blue Benefits, otros) y verificar que estén completas.
Registrar los descuentos en el control de novedades y trasladarlos a quien procesa la nómina antes de cada corte.
Conciliar descuentos registrados contra planilla emitida y reportar diferencias.
Dar seguimiento a descuentos con fecha de finalización para evitar cobros indebidos.

E. Apoyo administrativo
Archivar y mantener completos los expedientes de personal, físicos y digitales.
Preparar constancias laborales según formato aprobado.
Apoyar el primer día de nuevos ingresos: recepción, entrega de documentos y carné.
Apoyar logística de Blue Moments y Celebraciones

Perfil requerido
Formación
Diversificado completo (Perito Contador, Secretariado o afín) / Estudiante universitario de Administración, Psicología Industrial o afín
Excel intermedio (tablas, filtros, BUSCARV), correo y Office
Nociones básicas del Código de Trabajo de Guatemala

Experiencia
1 año en recepción o puesto administrativo (Indispensable)
Experiencia en trámites de IGSS, IRTRA o novedades de nómina (Deseable)
Manejo del portal electrónico del IGSS (Deseable)
Conocimiento de descuentos legales y judiciales (Deseable)

Competencias clave
Orientación al servicio: atiende con cortesía aun en momentos de alta demanda.
Exactitud y atención al detalle: un error en un descuento afecta directamente al colaborador.
Confidencialidad y discreción.
Organización y cumplimiento de fechas de corte.
Comunicación clara, verbal y escrita.
-Requerimientos- Educación mínima: Bachillerato / Educación Media
1 año de experiencia
Edad: entre 22 y 35 años
Palabras clave: recepcion, receptionist, recepcionista